DCWS - Document Circulation and Workflow System

Gestão e Controlo do Fluxo de Documentos

Este é um sistema completamente gerível pelo seu browser. Os utilizadores com direitos de administração podem alterar variados parâmetros do sistema também pelo interface web.
Uma lista mostra todos os workflows e respectivos estados. O remetente pode fácilmente ver onde está e quanto tempo está a demorar o envio do documento no presente. Um filtro avançado permite configurar a lista à sua medida.

Circulação de Documentos

A circulação de documentos pode obter vários campos específicos de acordo co mo assunto ou formato/estrutura do mesmo quesão agrupados em "slots". A definição de um documento pode ser feita fácilmente pelo browser através de um menu de moldes(templates). Nas definições do documento pode-se usar este em várias circulações ou listas de mail.
Os campos do fluxo de documento(workflow) pode ser de variados tipos. Existem campos simples, radios e checkboxes, de selecção e outros mais. Cada campo pode ter um valor por omissão e pode dar regras de validação.

Receptores do Fluxo

Cada fluxo tem anexado um grupo de receptores. Estes receptores vão receber o fluxo do documento por e-mail. Tal como no sistema de moldes(templates), existe uma "máscara" onde pode acrescentar estes utilizadores(receptores) a slots, pode definir quem recebe o aviso da circulação e em que momento do processo.
Se o remetente precisar de informação mais específica do estado da circulação do documento, ele pode escolher o painel de visualização de detalhes. Toda a informação do workflow pode ser vista desta forma.

Fluxos e Email

Os documentos a circular são enviados por e-mail. Cada receptor vai ver todos os dados do mesmo, mas apenas podem alterar os campos da sua respectiva slot. Dependendo do software cliente de e-mail e das definições do utilizador receptor, este pode alterar os valores directamente no seu Mail ou abrir um link para a sua janela de browser.